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ExchangeServer内のパブリックフォルダに電子メールアドレスを設定すると以下のような運用が可能です。
パブリックフォルダにアイテムを送信すること ができる
パブリックフォルダに投稿・保存されたアイテムを条件に応じて他のパブリックフォルダに 自動的に移動できる(フォルダーアシスタント機能)
下記Q&Aを参照し、Exchange ServerおよびOutlookの設定/操作を行ってください。
Exchange Server:パブリックフォルダに電子メールアドレスを設定するには